6.1. Normalización de la descripción archivística
Resumen
La normalización de la descripción archivística se ha desarrollado notablemente en los últimos tiempos gracias a la generalización de los sistemas informáticos en el mundo de los archivos y a la aceptación mayoritaria de unos estándares internacionales de descripción que permitan de materiales archivísticos que permitan compartir datos e informaciones.
Las normas internacionales de descripción archivística
Tras una breve introducción a la historia de la normalización archivística, con un fuerte peso de la tradición anglosajona, se hace una presentación más extensa de la normativa actual, fruto del consenso de la comunidad archivistica mundial.
ISAD(G). Guía general que sirve como base para la descripción de cualquier material archivístico en cualquier fase de su ciclo de vida, aporta la idea fundamental de nivel de descripción y define los elementos de descripción necesarios para la descripción de cualquier material. La norma ha de servir de modelo para crear normas nacionales específicas
La estructura multinivel es jerárquica, de más general (fondo) a más específico (documento). Cada nivel tiene que aportar la información pertinente a ese nivel, para no repetir informaciones redundantes e innecesarias en niveles inferiores o superiores. La estructura jerárquica permite también relacionar los documentos en su contexto.
Se estructura en 26 elementos agrupados en 7 àreas de información. No todos los 26 elementos son obligatorios, sólo algunos se consideran indispensables y esenciales para el intercambio internacional de información.
1. Identificación
2. Contexto
3. Contenido y estructura
4. Condiciones de acceso
5. Documentación relacionada
6. Notas
7. Control de la descripción
ISAAR(CPF). La automatización de la descripción archivística no puede funcionar sin un índice de autoridades que contenga los términos autorizados y no autorizados para ser usados como puntos de acceso. La norma ISAAR describe una ficha de autoridad que además de definir una autoridad unívoca aporta información complementaria sobre esta entidad. La ficha está dividida en cuatro àreas: identificación, descripción, relaciones y notas. No es obligatorio utilizar todas las àreas y para una descripción mínima se puede utilizar solo la identificación y las notas.
Descripción Archivística Codificada (EAD). Relacionada con la ISAD, es un sistema de estructura de datos para facilitar el intercambio digital de instrumentos de descripción.
A partir de la ISAD las instituciones pueden definir instrumentos de descripción para los distintos documentos y materiales que custodia o gestiona. Estos elementos deben tener una estructura común y unos elementos específicos. Se comenta el ejemplo del manual de descripción del Arxiu Municipal de Barcelona.
Norma de descripción de Catalunya (NODAC)
Desarrollo de la ISAD para los archivos de Catalunya a iniciativa de la Associació d’Arxivers de Catalunya y el Servei d’Arixus de la Generalitat. Es la normativa que deben utilizar los archivos catalanes para sus descripciones archivisticas, desarrollada sobretodo para valorar específicamente los documentos generados en este territorio. La NODAC no es un formato de descripción y no determina el orden ni la presentación de los diferentes elementos. También aporta un glosario de terminos archivísticos. Al igual que la ISAD, establece 7 niveles descriptivos y 7 elements de descripció, equivalentes a las àreas de la norma internacional. El espiritu práctico de la norma se manifiesta en un anexo con modelos de referencias y citaciones documentales, además de aportar muchos ejemplos de cada elemento de descripción.
Debate
La discusión ha girado entorno a las funciones de la NODAC en cualquier tipo de archivo y documento y si cabe desarrollar aún más este tipo de normas. La mayoria de los participantes ha estado de acuerdo en que el reto con que se encuentran los archiveros actualmente es la descripción adecuada, mediante la NODAC o otras normas, de los documentos electrónicos debido a su independencia de soporte, dualidad del concepto original, multiplicidad de originales debido a la fácil creación y modificación y obsolescencia tecnológica que impida el acceso.
Sobre el desarrollo de la norma, se ha estado de acuerdo en que aún quedan temas por desarrollar, por ejemplo la aplicación de la norma sobre autoridades, ISAAR(CPF), la definición de formatos de intercambio, etc.